As vantagens de um Smart Office

A busca por um espaço de trabalho inteligente, que usa a tecnologia ao seu favor, é uma das grandes questões corporativas atualmente. Apesar do termo “Smart Office” ser recente, cunhado em meados de 2010, os espaços de trabalhos inteligentes vêm da década de 90.

Porém, na última década, houve um grande avanço tecnológico, com o aumento da velocidade da internet e poder de armazenamento, evoluindo para o conceito de armazenamento on-line na nuvem. Isso permitiu analisar e automatizar processos, com a internet ganhando cada vez mais espaço nos locais de trabalho.

Os Smart Offices ou Escritórios Inteligentes usam novos recursos tecnológicos, muitos deles ligados a Internet das Coisas (IoT Internet of Things), para inovação do ambiente de trabalho.

Ok, mas quais são as vantagens de um Smart Office?

Se manter atualizado e acompanhar as inovações têm várias vantagens competitivas para uma empresa, porém as quatro principais vantagens são:

1) Produtividade: Automatizando tarefas repetitivas, para  ganhar tempo e aumentar a produtividade das equipes.
2) Praticidade: Fornecendo dados sobre o quanto seus escritórios e salas de reunião são utilizados efetivamente.
3) Experiência: Simplificando processos, tais como reserva de salas, para um controle maior da temperatura e iluminação das salas, bem como racionalização dos custos de energia e outros recursos.
4) Talento: Criando um ambiente de trabalho de primeiro nível, que as pessoas valorizam e que, por fim, se torna local de referência para trabalhar.

E em relação a esses pilares temos também duas tendências que se destacam:


# 1 - A evolução das reuniões de trabalho

Quando se pensa em uma reunião de trabalho de sucesso, ela vai além do que acontece na sala. Toda a experiência do visitante conta, desde a facilidade ou não de encontrar uma vaga no estacionamento, o atendimento da recepção até o ato da reunião em si.

Com um Smart Office é possível criar um ambiente colaborativo real entre os colaboradores, com a união de sistemas e processos previamente separados.

Com lousas interativas é possível compartilhar, discutir, anotar os documentos e até enviar a ata da reunião ou documentos importantes por e-mail para os participantes.

A Ricoh é um exemplo de empresa que investe também nos ambientes de trabalho digital e possui uma linha de lousas interativas que dão uma outra cara para reuniões de trabalho.

# 2 - Disponibilidade de escritórios e salas

De acordo com um estudo britânico, RedstoneConnect, para a maioria dos trabalhadores a maior frustração é a reserva de salas de reunião.

Apesar de não ser à primeira vista um problema muito sério, quando se soma pequenas frustrações diária isso pode afetar diretamente o bem-estar dos colaboradores. E quando os colaboradores estão em um ambiente de trabalho onde não se sentem bem isso impacta diretamente no nível de qualidade e produtividade de qualquer empresa.

Pensando nessas situações a Ricoh criou a Huddle Rooms que são espaços inteligentes que têm o objetivo de dar espaços para reuniões simples e rápidas. As salas geralmente cabem até seis pessoas e graças a tecnologia UCS (Ricoh Unified Communication Services) existe uma intercomunicação entre as salas, computadores e dispositivos móveis facilitando todo o trâmite da reserva de salas.

 

O futuro dos Smart Offices


Embora seja uma tendência que esteja apenas iniciando, para os próximos anos as soluções serão cada vez mais refinadas e sofisticadas. Conforme o avanço das tecnologias e da internet das coisas podemos esperar ambientes cada vez mais conectados e correlacionados, comando de controles diversos e principalmente a distância. O que tornará empresas mais ágeis, eficientes com os futuros dispositivos e sensores adaptados às necessidades de cada empresa.